McDermott Will & Schulte, a global law firm

Infolge der Ausbreitung des neuartigen Coronavirus (COVID-19) auf der ganzen Welt wurden drastische Maßnahmen von Bundes- und Landesregierungen sowie von Bundes- und Landesbehörden in den betroffenen Ländern getroffen (z.B. , Errichtung von Sperrgebieten, Verbot von Großveranstaltungen, Schließung von Schulen und Kindergärten, Erlass von Quarantäneanordnungen). Aufgrund der hohen Geschwindigkeit der Verbreitung des Virus ist damit zu rechnen, dass weitere Maßnahmen ergriffen werden. Das primäre Ziel der Maßnahmen, die bisweilen kontrovers in Wissenschaft, Politik, den Medien und der Öffentlichkeit diskutiert werden, ist die schnelle Ausbreitung des Virus einzuschränken, um einen Zusammenbruch des bereits überlasteten Gesundheitswesens, der Krankenhäuser und des medizinischen Versorgungssystems zu verhindern. Wir erwarten, dass diese Maßnahmen und die unvermeidliche Abwesenheit von Mitarbeitern kurz- bis mittelfristig die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäfte betreiben und ihre Risiken managen, erheblich beeinflussen wird.

Der Umfang und die Dauer vieler dieser Maßnahmen sind weitgehend noch unbekannt. Sie werden von Land zu Land und von Region zu Region unterschiedlich sein. Die COVID-19-Krise stellt erhebliche Herausforderungen an laufende M&A-, Kapitalmarkt-, Finanzierungs-, und Umstrukturierungstransaktionen. Als Folge dieser Krise werden sich aber auch neue Geschäftschancen und Investitionsmöglichkeiten ergeben.

Die Geschäftsleitungen müssen jetzt Risikomanagement- und Notfallpläne überprüfen, Risiken minimieren, unmittelbare Prioritäten angehen sowie Geschäftskontinuität und finanzielle Stabilität sicherstellen. Um diesen Prozess zu unterstützen, hat McDermott Will & Emery (McDermott) diese Checkliste zusammengestellt, die Unternehmen bei der Bewältigung der aktuellen Probleme und Unsicherheiten unterstützen soll. Diese Checkliste wurde für Unternehmen, Portfolio-Gesellschaften, Private Equity-Fonds und Family Offices in den USA, England, Frankreich und Deutschland erstellt. (Die jüngsten Entwicklungen in Italien finden Sie in unserem Update hier). Um Fragen im Zusammenhand mit COVID-19 und dem sich ständig wandelnden Umfeld beantworten zu können, sind schnelle Lösungen und maßgeschneiderte Antworten erforderlich, die die geltenden Gesetze, Richtlinien und Vorgaben in den betreffenden Ländern sowie die jüngsten Entwicklungen berücksichtigen.

Die Ausbreitung von COVID-19 schreitet zügig voran und Überlegungen in der Checkliste können daher schnell überholt sein. Diese Checkliste berücksichtigt unsere Überlegungen mit Stand zum 13. März 2020 und wurde seither nicht aktualisiert. Diese Checkliste dient zur allgemeinen Information und ersetzt nicht die konkrete rechtliche Beratung zu individuellen COVID-19-Fragen. Für spezifische Rechtsberatung im Zusammenhang mit COVID-19 wenden Sie sich bitte an Ihre üblichen McDermott-Kontakte und Experten.

I. Allgemeines Krisenmanagement – Funktionsübergreifende COVID-19 Task Force

Schaffung einer besonderen Task Force, die dem CEO oder dem Vorstand untersteht und Vertreter aller wichtigen Geschäftsbereiche und Stabsabteilungen (einschließlich Personal, Beschaffung, IT, Finanzen, Rechnungswesen, Controlling, Kommunikation/Investor Relations und Recht) umfasst und alle Länder und Regionen abdeckt, die für das Geschäft von wesentlicher Bedeutung sind. Übertragung der Verantwortung für:

1. Prüfung, Überwachung und Management der Entwicklung und der Auswirkungen von COVID-19, einschließlich der Einhaltung von staatlichen Stellen und lokalen Behörden erlassenen Verfügungen und Leitlinien.
2. Risikomanagement- und Krisenplanung, einschließlich Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs, Management der Belegschaften sowie branchen- und geschäftsbereichsspezifischer Risikominimierung und Koordinierung der Umsetzung.
3. Koordination und Kommunikation, intern und extern, von Sicherheitsmaßnahmen und Notfallplänen mit Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Kreditgebern, Aufsichtsbehörden und anderen wichtigen Stakeholdern des Unternehmens.

II. Belegschaft und arbeitsrechtliche Überlegungen – Schützen Sie Ihre Mitarbeiter

1. Prüfung, Überwachung und Einhaltung der WHO-Richtlinien sowie der Vorschriften und Leitlinien, die von staatlichen Stellen und lokalen Behörden, einschließlich der Center for Disease Control and Prevention in den Vereinigten Staaten (CDC), im Hinblick auf Gesundheit und Sicherheit von Mitarbeitern erlassen werden.
2. Prüfung, Überwachung und Einhaltung der von staatlichen Stellen (einschließlich der lokalen Behörden) angeordneten Meldepflichten und Ergreifung aller erforderlichen Eingrenzungs-, Isolations- oder Quarantänemaßnahmen.
3. Prüfung und Berücksichtigung aller Rechte und Pflichten des Unternehmens aus bestehenden Arbeits- und Tarifverträgen sowie arbeitsrechtlichen Bestimmungen, einschließlich der geltenden Rechte und Pflichten in Sachen Datenschutz, im Zusammenhang mit Maßnahmen im Rahmen der COVID-19 Krise.
4. Erlass neuer Richtlinien zur Vermeidung der Ausbreitung von COVID-19 (ggf. Anpassung von bestehenden Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen) und klare Kommunikation mit den Beschäftigten:
   a) Ausstattung der Mitarbeiter mit der erforderlichen technischen Ausrüstung (z.B. Laptops) damit sie gegebenenfalls von zu Hause arbeiten können.
   b) Anweisung (soweit gesetzlich zulässig) und/oder Bitte an die Mitarbeiter, ihre Arbeitsmittel und -geräte am Ende jedes Arbeitstages mit nach Hause zu nehmen.
   c) Ziehen Sie die vorübergehende Einführung flexibler Arbeitsregelungen in Betracht.
   d) Erwägen Sie Fieberthermometer für freiwillige Selbstmessungen von Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen oder Gesundheitsuntersuchungen und Fiebermessungen für Mitarbeiter anzubieten bzw. durchführen zu lassen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.
   e) Erwägen Sie, Mitarbeiter anzuweisen (soweit gesetzlich zulässig) und/oder zu bitten, zu Hause zu bleiben und nicht ins Büro/an den Arbeitsplatz zu kommen, selbst wenn sie nur leichte Erkältungssymptome zeigen.
   f) Überlegen Sie, ob die Mitarbeiter angewiesen werden sollten (soweit dies gesetzlich zulässig ist) und/oder ob es Ihnen gestattet werden sollte, zu Hause zu bleiben und nicht in das Büro/an den Arbeitsplatz zu kommen, wenn Familien- oder Haushaltsangehörige mit COVID-19 infiziert sind oder sich anderweitig in Selbstisolierung befinden.
   g) Beschränkung oder Verbot von Geschäftsreisen, insbesondere in Hochrisikogebiete, und Vermeidung von persönlichen Treffen. Ziehen Sie stattdessen „virtuelle“ Besprechungslösungen wie z.B. Videokonferenzen in Betracht. Erwägen Sie Selbstquarantänemaßnahmen für Mitarbeiter, die von nicht geschäftlichen Reisen zurückkehren.
   h) Verpflichtung der Mitarbeiter, das Unternehmen über eine mögliche Exposition gegenüber COVID-19 zu informieren (einschließlich nach Reisen in Hochrisikogebiete), soweit dies datenschutzrechtlich zulässig ist.
   i) Bereitstellung von Schulungen, Ausrüstung und Hilfsmitteln, um die Verbreitung von COVID-19 zu verhindern.
5. Vorkehrungen treffen, damit essentielle Geschäftsfunktionen aufrecht erhalten werden können, selbst wenn ein wesentlicher Teil des Personals fehlt (z.B. Verlegung von Mitarbeitern aus Hochrisikogebieten).
6. Erwägung der Einführung von back-up Vorkehrungen und Alternativen für Schlüsselpersonen/-funktionen.
7. Kurzarbeitergeld und/oder andere staatliche Förderungen z.B. im Fall von Quarantänemaßnahmen für Beschäftigte beantragen, soweit im jeweiligen Land verfügbar.
8. Sicherstellung, dass die Strategien, Richtlinien, Maßnahmen und Mitteilungen des Unternehmens (i) im Hinblick auf den Gesundheits- und Sicherheitsschutz verhältnismäßig sind, (ii) nachhaltig sind und (iii) nicht gegen Antidiskriminierungsgesetze oder Datenschutzbestimmungen verstoßen.

III. Regulatorische Angelegenheiten

1. Vorbereitung, Koordination und Kommunikation mit Behörden zur richtigen Zeit zur Diskussion über mögliche Maßnahmen der Eingrenzung (z.B. Sperrgebiete), (befristeten) Schließung von Standorten und/oder Betriebsteilen, Quarantäne oder Änderung von Betriebsabläufen. Ggf. Information der Behörden über Vorlaufzeiten für die Reduzierung der Produktion oder anderer kritischer betrieblicher Abläufe und/oder Aktivitäten.
2. Treffen von Vorkehrungen, um (Teil-)Betriebseinstellungen zu vermeiden oder abzumildern bzw. Verlegung von Aktivitäten in Niedrigrisikogebiete. Zum Beispiel die Verlagerung von Tätigkeiten aus Hochrisikogebieten für den Fall, dass Teile des Betriebs in (möglichen) Hochrisikogebieten liegen oder Gegenstand von Eingrenzungsmaßnahmen, (befristeten) Betriebseinstellungen oder Quarantänemaßnahmen werden können.
3. Aktualisierung von Notfallplänen und Betriebsfortsetzungsplänen zur Absprache mit Behörden über mögliche Eingrenzungsmaßnahmen, die Einstellung von Betrieben oder Betriebsteilen und/oder Standorten und Quarantänemaßnahmen.
4. Prüfung ob die Eingrenzung, Schließung oder Änderung des Betriebs Berichtspflichten an Behörden auslösen. Ermittlung der zuständigen Behörden und Abstimmung mit dem zuständigen Personal.
5. Berücksichtigung von Verzögerungen bei der Erteilung von Genehmigungen und behördlichem Handeln wegen Personalmangel, Reisebeschränkungen und Heimarbeit sowie deren Auswirkungen auf laufende Verfahren.
6. Regelmäßige Prüfung von behördlichen Reisebeschränkungen.
7. Regelmäßige Prüfung von behördlichen Zoll- und Außenwirtschaftsbeschränkungen.
8. Regelmäßige Prüfung von industrie- und sektorspezifischen Entwicklungen und regulatorischen Neuerungen, insbesondere in den Bereichen Kredit- und Finanzwesen, Healthcare und Life Sciences.

IV. Einkaufs- und Kundenverträge/Lieferkettenunterbrechungen

1. Identifizierung und Abmilderung von potentiellen Störungen in der Lieferkette durch Eingrenzungsmaßnahmen, Fabrikschließungen, Reisebeschränkungen oder Abwesenheit von Mitarbeitern auf Grund von Krankheiten oder Quarantänemaßnahmen.
2. Erwägung kurzfristiger Änderungen der Lieferketten- und Logistikmodelle, um Unterbrechungen zu vermeiden (z.B. Qualifizierung alternativer Ersatzlieferanten und Produktionsalternativen).
3. Bewertung und Berücksichtigung der Auswirkungen auf die Lieferfähigkeit der Lieferanten und die Bonität der Kunden.
4. Prüfung der vertraglichen Vereinbarungen, um Rechte und Pflichten des Unternehmens zu ermitteln, die sich in Anbetracht von Produktionsverzögerungen oder wegen Nichterfüllung ausstehender Verpflichtungen ergeben (z.B. Verzug, „cross-default“, Mitteilungs- und Kündigungsanforderungen und Anwendbarkeit von sog. „force majeure“ Klauseln) und alle damit verbundenen Folgen einer Vertragsverletzung, einschließlich der Bestimmungen zur Streitbeilegung und der möglichen Anwendbarkeit des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG).
5. Überprüfung von sog. „force majeure“ Klauseln in wesentlichen Verträgen.
6. Einführung alternativer Kommunikationsmittel (z.B. Videokonferenz) mit Kunden und Lieferanten im Vorgriff auf Reisebeschränkungen und während diese in Kraft sind.
7. Erwägung kurzfristiger Marketing- und Verkaufsmaßnahmen als Reaktion auf Nachfrageschocks.

V. Gesellschaftsrecht und Kapitalmarktrecht

1. Coronavirus/COVID-19 und M&A:
   a) Auswirkungen auf Transaktionen: Erwarten Sie Verzögerungen, einschließlich Probleme, die sich aus einer vertieften Due-Diligence-Prüfung, einer eingeschränkten Verfügbarkeit von Akquisitionsfinanzierungen sowie Warranty & Indemnity (W&I) Versicherungen ergeben, sowie mögliche Verzögerungen in Auktionsprozessen, insbesondere in den betroffenen Sektoren.
   b) Durchführung einer erweiterte Due Diligence mit einem risikobasierten Ansatz für direkt (z.B. Retail, Reise- und Tourismusindustrie) und indirekt betroffene Sektoren (z.B. mit Betrieben, Lieferketten oder Kunden in Hochrisikogebieten oder Sperrzonen).
   c) Prüfung der Bewertung und Maßnahmen zur Überbrückung von unterschiedlichen Kaufpreiserwartungen (z.B. earn-out, Kaufpreisstundung, Verkäuferdarlehen, Reinvestment bzw. roll-over).
   d) Änderungen in der üblichen Allokation von Risiken in Transaktionsverträgen (z.B. „material adverse change/MAC“-Klauseln, „material adverse event/MAE“-Klauseln, längere long-stop-dates, spezielle Garantient und Gewährleistungen im Hinblick auf COVID-19).
   e) Vermeidung von Unsicherheiten in Finanzierungsverträgen, insbesondere im Hinblick auf sog. „business“ und „market“ MAC-Klauseln.
   f) Für laufende Verhandlungen: Prüfung von Kündigungsrechten wegen eines „material adverse change“/MAC, Berücksichtigung von zeitlichen Verzögerungen für behördliche Genehmigungen.
2. Coronavirus/COVID-19 – Allgemeines Gesellschaftsrecht und Kapitalmarktrecht:
   a) Prüfung der Notwendigkeit einer Verschiebung oder alternativer Vorkehrungen für Geschäftsleitungs-/Vorstandssitzungen und Aktionärs-/ Gesellschafterversammlungen.
   b) Prüfung der Notwendigkeit einer Verschiebung von Mittelbeschaffungen über den Kapitalmarkt, bis die Volatilität nachlässt, und Erschließung alternativer Finanzierungsquellen.
   c) Beurteilung der Auswirkungen niedrigerer oder volatiler Marktpreise auf Transaktionen, einschließlich der Bewertung von Aktien bzw. Gesellschaftsanteilen, die als Gegenleistung erbracht werden, Optionen und gesetzlichen Mindestpreisregelungen (z.B. bei öffentlichen Übernahmeverfahren nach dem Wertpapierübernahmegesetz, WpÜG).
   d) Identifizierung von market-to-market Verpflichtungen, „margin calls“, etc. in Bezug auf Finanzinstrumente und Maßnahmen für deren Erfüllung.
   e) Überprüfung von Auswirkungen auf laufende Prospektgenehmigungsverfahren zusammen mit Aufsichtsbehörden und Prüfung der Notwendigkeit von Korrekturen oder Ergänzungen von Risikofaktoren in den Wertpapierprospekten.
   f) Prüfung, ob europäische Emittenten aufgrund der Auswirkungen von COVID-19 zur Veröffentlichung von Ad-hoc-Mitteilungen gemäß Artikel 17 Absatz 1 der Europäischen Marktmissbrauchsverordnung verpflichtet sein können. Die US-Börsenaufsichtsbehörde (Securities Exchange Commission, SEC) hat Unternehmen, die Reportingpflichten nach US-Recht unterliegen, empfohlen, den Anlegern Informationen über ihre Bewertung und Pläne zur Bewältigung der wesentlichen Risiken, die sich aus dem Coronavirus für ihre Geschäfte und Operationen ergeben, zur Verfügung zu stellen. Ähnliche Verpflichtungen können auch aufgrund der Wertpapiergesetze anderer Länder bestehen. Beispielsweise können wesentliche unternehmerische Tätigkeit in Risikogebieten und die Unterbrechung der Produktion oder der Lieferkette aufgrund des COVID-19-Ausbruchs die Emittenten verpflichten, die Öffentlichkeit durch Ad-hoc-Mitteilungen zu informieren.
   g) Börsennotierte Unternehmen veröffentlichen regelmäßig in dieser Jahreszeit ihre Geschäftsberichte (wenn Kalenderjahr und Wirtschaftsjahr identisch sind). COVID-19 stellt insbesondere im Hinblick auf den Risikobericht und den Prognosebericht eine Herausforderung dar: Die Berichte müssen sorgfältig formuliert werden, damit Emittenten sich keinen Haftungsrisiken aussetzen. Dasselbe gilt für Quartals- und Halbjahresfinanzberichte.
3. Identifizierung und Bewertung neuer Geschäftschancen und Investitionsmöglichkeiten, die sich aus der Krise ergeben.

VI. Finanzierung

1. Sicherstellung von Liquidität zur Abfederung der Krise (Einführung proaktiver Maßnahmen des Cash-Managements).
2. Regelmäßige Analyse der Auswirkungen von COVID-19 (insbesondere Unterbrechung von normalen Geschäftsaktivitäten, Lieferketten, Umsatzeinbrüchen und Eingrenzungsmaßnahmen, Quarantäne und/oder Reiserestriktionen) auf Cashflow und EBITDA (sog. „financial stress testing“).
3. Prüfung der Aktualisierung von Businessplänen und Budgets wegen wesentlicher Änderungen im Betrieb und künftigen Verzögerungen durch behördliche Maßnahmen einschließlich der Errichtung von Sperrzonen.
4. Prüfung und Überwachung von Verpflichtungen aus bestehenden Finanzierungsverträgen, insbesondere:
   a) Beachtung von ad-hoc-Mitteilungspflichten gegenüber Darlehensgebern betreffend wesentliche Veränderungen der Finanz- und Ertragslage.
   b) Prüfung der Einhaltung von bestehenden Verpflichtungen, Garantien und Gewährleistungen.
   c) Prüfung der Einhaltung der vereinbarten sog. „financial covenants“ (insbesondere zu den nächsten Prüfterminen) und Bewertung (falls erforderlich) der Verfügbarkeit zusätzlicher Mittel von Gesellschaftern, um mögliche Verstöße gegen financial covenants zu vermeiden oder zu heilen.
   d) Den Austausch mit Kreditgebern und anderen Investoren suchen, um ggf. proaktiv über einen (vorübergehenden) Verzicht („waiver“) auf Rechte des Kreditgebers infolge von Kreditereignissen (einschließlich sog. „cross-default“) und/oder deren Aussetzung sowie andere anwendbare restriktive Bestimmungen zu sprechen.
5. Prüfung, ob die Voraussetzungen für die Gewährung von Subventionen oder Finanzhilfen von staatlichen Behörden gegeben (z.B. Kurzarbeitergeld).

VII. Restrukturierung

1. Überwachung von Insolvenzantragspflichten und Treuepflichten im Bereich der Insolvenz und Vermeidung von Haftung aufgrund von Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung. (Bitte beachten im Hinblick auf die Überschuldung: Die Überschuldung kann im Falle einer negativen Fortführungsprognose für das laufende und das nächste Geschäftsjahr deutlich früher eintreten als die Zahlungsunfähigkeit!)
2. Prüfung eines (potentiellen) Restrukturierungsbedarfs und Erwägung vorinsolvenzlicher Sanierungsverfahren (z.B. präventiver Restrukturierungsrahmen).
3. Prüfung des (potentiellen) externen Finanzierungsbedarfs, der verfügbaren (Re-)Finanzierungsquellen (z.B. vorhandene Kreditgeber, alternative Kreditgeber, Factoring, Sale-and-Lease-Back) und Einschätzung ihrer voraussichtlichen Anforderungen (z.B. Sanierungsgutachten für bestehende Kreditgeber).
4. Prüfung konzerninterner Finanzierungen und der damit verbundenen rechtlichen Risiken für Konzernunternehmen, da die Manager von Cashflow-positiven Tochtergesellschaften es möglicherweise unterlassen müssen, in einen Cash-Pool auf ungesicherter Basis einzuzahlen.
5. Halten Sie die Kreditversicherer auf dem Laufenden, um zu verhindern, dass sie ihre finanzielle Unterstützung einstellen, und um sicherzustellen, dass sie frühzeitig über die Entwicklungen auf diesem Gebiet informiert werden.
6. Nehmen Sie Kontakt zu den staatlichen Stellen auf, um zu gegebener Zeit mögliche Notfall-Unterstützung (d.h. Insolvenzgeld, Kurzarbeitergeld, Fördermittel, Bürgschaften) zu beantragen/zu erhalten.
7. Bereiten Sie sich auf eine längere Zeit der Ungewissheit vor, da das Risiko einer globalen Rezession zunimmt.

VIII. Versicherung

1. Überprüfung der Versicherungspolicen, um mögliche Entschädigungsansprüche bei einer Betriebsunterbrechung zu ermitteln.
2. Stellen Sie sicher, dass die Mitteilungen an Versicherer nach Maßgabe der bestehenden Verträge erfolgen.
3. Überprüfen und klären Sie den Bedarf an zusätzlichem Versicherungsschutz, während sich die Situation weiterentwickelt.

IX. Datenschutz

1. Identifizierung potenzieller Risiken von Datenschutzverstößen sowie für den Verlust von Daten aufgrund des Ausfalls geschäftskritischer Funktionen.
2. Aktualisierung der technischen und organisatorischen Vorkehrungen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Meldepflichten (insbesondere Gesundheitsdaten von Mitarbeitern oder Kunden) ebenfalls erfasst und geschützt werden.
3. Sammeln Sie nicht mehr Daten als nötig, auch nicht im Hinblick auf COVID-19. Überlegen Sie sich insbesondere sorgfältig, ob Sie wirklich wissen müssen, wer genau im Haushalt des Mitarbeiters betroffen ist und ob er krank ist oder nur sich selbst isoliert.
4. Prüfung der Unternehmensrichtlinien bezüglich Heimarbeit und anderer Arbeitsregelungen. Erwägen Sie zusätzliche Schulungen für Mitarbeiter, die normalerweise nicht von zu Hause aus arbeiten.
5. Bewerten Sie die Nutzung, Übertragung und Speicherung neuer Daten, die von einzelnen Personen (z.B. Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern) erhoben wurden, im Hinblick auf erhöhte Risiken, einschließlich Tagebuchverwaltung/Reisepläne, Notfallkontakte und Gesundheitsdaten.
6. Führen Sie einen Stresstest für die Zuverlässigkeit von IT-Systemen und Cybersicherheitskontrollen im Hinblick darauf durch, dass Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten dürfen/sollen.
7. Beurteilen Sie, ob Datenschutzbehörden hinzugezogen werden sollen.

X. Sektorspezifische Erwägungen

1. Healthcare
   a) Prüfung und Aktualisierung der Richtlinien für Beschäftigte im Gesundheits- und Pflegewesen in klinischen und nichtklinischen Bereichen, um die Empfehlungen der nationalen und lokalen Behörden für Beschäftigte im Gesundheits- und Pflegewesen zu berücksichtigen.
   b) Überprüfung und Aktualisierung der Richtlinien für die Notfall- und Katastrophenplanung, insbesondere für den klinischen Bereich.
   c) Überprüfung und Aktualisierung der relevanten Richtlinien, einschließlich Infektionskontrolle, Dekontaminierung, Verlegung und Handhabung von Patienten sowie Pflege der Verstorbenen.
   d) Bewertung der wirtschaftlichen Auswirkungen auf Gesundheitsdienstleister: Überprüfung der Verträge (mit den Kostenträgern, den Beauftragten und den Lieferanten) im Hinblick auf die erforderlichen Meldungen über höhere Gewalt („force majeure“) und die Aussetzung von Gesundheitsdiensten.
   e) Prüfung von und Planung für Veränderungen in der Kundennachfrage, insbesondere in Bezug auf nicht akute persönliche Betreuung (einschließlich Optionen für die Fernversorgung) und die voraussichtliche Zunahme der Nachfrage nach Diagnostik, Intensivpflegeunterstützung und damit verbundenen Dienstleistungen.
2. Life Sciences
   a) Prüfung und Management von Schwierigkeiten in der Lieferkette und Beratung in Bezug auf Nachfrage und Angebot von Medikamenten und Geräten.
   b) Prüfung und Einhaltung der kartellrechtlichen und damit zusammenhängenden Vorgaben für die Preisgestaltung von benötigten Medikamenten und Geräten.
   c) Fortlaufende Überprüfung der regulatorischen Vorgaben zur Beschleunigung von klinischen Studien und Unterstützungsdiensten für klinische Studien.

McDermott berät Mandanten in einer Vielzahl von Angelegenheiten im Zusammenhang mit COVID-19 in verschiedenen Sektoren, u.a. auch im Healthcare und Life Sciences Sektor. Weitere Informationen, Newsletter, Mitteilungen und Updates im Zusammenhang mit COVID-19 finden Sie im McDermott Coronavirus Recource Center.

Dieses Material dient nur der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung oder als sonstige Beratung zu bestimmten Sachverhalten oder Umständen. Niemand sollte auf der Grundlage der hierin enthaltenen Informationen handeln oder unterlassen zu handeln, ohne professionellen Rechtsrat einzuholen. McDermott Will & Emery* (McDermott) gibt insbesondere keine Garantien und macht keine Zusicherungen irgendwelcher Art bezüglich des Inhalts dieses Dokuments, welche Ansprüche begründen können. McDermott und die mitwirkenden Vortragenden oder Autoren schließen ausdrücklich jegliche Haftung gegenüber Personen aus, die im Vertrauen auf den hierin enthaltenen Inhalt Handlungen vorgenommen oder unterlassen haben. * Eine vollständige Liste der Niederlassungen von McDermott finden Sie unter mwe.com/legalnotices.

Following the wider outbreak of the coronavirus (COVID-19) around the world, radical actions have been and are further expected to be taken by national and federal governments as well as federal and local authorities in affected countries. The primary objective of such actions, some of which are controversial and the subject of much discussion among scientists, politicians, the media and the public, is to alleviate the rapid speed at which the virus spreads so to ensure that already overburdened national health systems can cope with the anticipated influx of COVID-19 cases. These actions, combined with inevitable employee absences, are expected to significantly affect the way in which companies operate their businesses and manage their risks in the short- to mid-term.

The potential scope and term of many of these actions are largely unknown, will vary from country to country and between federal states and regions, and are not yet understood in full. The COVID-19 crisis also provides significant challenges to pending M&A, capital markets, financing and restructuring transactions. Last but not least, new investment opportunities will arise as a result of the crisis.

Boards need to take action now in order to check the health of contingency plans, mitigate risks, tackle immediate priorities and ensure business continuity and financial stability. To assist in this process, McDermott Will & Emery* (McDermott) has put together this high-level checklist designed to support companies in navigating current uncertainties. This checklist has been prepared from a general legal and best-practice perspective for corporates and portfolio companies of private equity funds in the United States, United Kingdom, France and Germany. (For recent developments in Italy, please see our update here.) To address any questions in connection with COVID-19, particularly in this changing environment, an agile approach and tailored responses will be required that take into consideration applicable laws, policies and guidelines in the relevant countries as well as recent developments.

The outbreak of COVID-19 is moving quickly, and some of the considerations in this checklist may fall rapidly out of date. This checklist reflects our considerations as of 13 March 2020 and has not been updated since then. This checklist is for general information purposes only and should not be construed as legal advice or any other advice on any specific facts or circumstances. It cannot serve as or replace specific advice for individual COVID-19 related questions and matters and no one should act or refrain from acting based upon any information herein without seeking professional legal advice. For specific legal advice on COVID-19 please contact your usual McDermott contacts and experts.

I. General Crisis Management – Cross-Functional COVID-19 Task Force
Establish a dedicated task force reporting to the CEO or board with representatives from all major business lines and central functions (including HR, procurement, IT, finance, treasury, regulatory, communication/investor relations and legal) and covering all countries and regions material for the business. Assign responsibility for:

1. Assessing, monitoring and managing the development and impact of COVID-19, including compliance with the requirements and guidance issued by government bodies and local authorities.
2. Contingency and response planning, including business continuity, work force management and industry-side and business area-specific risk mitigation and orchestration of activation and implementation.
3. Communications, including internal and external communication of safety measures and response plans with employees, customers, suppliers, lenders, regulators/government bodies and other key stakeholders in the business.

II. Employment/Workforce Considerations – Protect your Employees

1. Check, monitor and comply with WHO guidelines and the requirements and guidance issued by government bodies and local authorities in connection with the health and safety of employees, including the Centers for Disease Control and Prevention in the United States (CDC).
2. Check, monitor and comply with notification obligations required by government bodies (including local entities) and make all appropriate containment, isolation or quarantine arrangements.
3. Review and be aware of the obligations and rights of the company under employment agreements and collective bargaining agreements, and under employment legislation, including applicable privacy rights and obligations.
4. Introduce new policies to prevent the spread of COVID-19 (and consider updating works council and collective bargaining agreements where appropriate) and communicate clearly with employees:
   a) Provide employees with the necessary equipment and technology to work remotely where appropriate (e.g., laptops).
   b) Instruct (to the extent permissible under applicable laws in your country) and/or ask employees to take their work equipment and technology home at the end of every working day.
   c) Consider introducing temporary flexible working policies.
   d) Consider having fever thermometers on hand for voluntary self-checks of employees or to offer/conduct health and fever checks for employees, to the extent permitted by applicable law.
   e) Consider instructing (to the extent permissible under applicable laws in your country) and/or asking employees to stay at home and not to come to the office/ workplace even if they show only mild cold symptoms.
   f) Consider whether employees should be instructed (to the extent permissible under applicable laws in your country) and/or allow employees to stay at home and not to come to the office/ workplace if family or household members have been diagnosed with COVID-19 or are otherwise in self-isolation.
   g) Limit or prohibit business travel, particularly to high-risk areas, and discourage face-to-face meetings. Instead, introduce ‚virtual‘ meeting solutions such as videoconferences. Consider self-quarantine measures for employees returning from non-business travel.
   h) Require employees to notify the company of possible exposure to COVID-19 (including following travel to high-risk areas), subject to privacy laws.
   i) Provide training, equipment and support to prevent the spread of COVID-19.
5. Put in place arrangements to perform business-critical functions, if a material part of staff is absent (e.g., relocation of staff from high-risk areas).
6. Consider back-up arrangements and alternates for key personnel/functions.
7. To the extent available in your country, consider applying for short-time work compensation (e.g., so called Kurzarbeitgeld in Germany) and/or compensation from public authorities in the event of quarantine measures being imposed on employees.
8. Ensure strategies, policies, measures and communications (i) are proportionate to the health and safety objective, (ii) sustainable over time and (iii) comply with anti-discrimination and privacy laws.

III. Regulatory Matters

1. Prepare, coordinate and communicate with relevant authorities at the appropriate time to address (potential) containment, (temporary) shutdown of operations and/or sites, quarantine or changes to the business operations, if any. If need be, inform authorities regarding lead times for reduction of critical operational activities and levels.
2. Put in place arrangements to avoid or mitigate shutdowns, relocate to and/or perform operations or critical functions in low-risk areas, in case a material part of operations is located in (potential) high-risk areas and/or subject to containment restrictions, (temporary) shut-downs or quarantine (e.g., relocation of operations from high-risk areas).
3. Update emergency and business continuity plans to have documentation available when coordinating and discussing containment, shutdown of operations and/or sites and quarantine with relevant authorities.
4. Review whether any containment, (temporary) shutdown or change to the business operations triggers an obligation to notify the regulatory authorities. Identify competent authorities and check back with responsible personnel on your side.
5. Consider delayed responses and approvals from regulatory authorities from staff shortages as a result of remote working, travel restrictions, etc., and implications for pending measures.
6. Regularly check (extended) travel restrictions issued by national or federal authorities.
7. Regularly check extended customs clearance and/or expert control restrictions.
8. Regularly check for industry- and sector-specific developments and regulatory updates—in particular, in the healthcare and life sciences industries.

IV. Commercial Agreements/Supply Chain Disruptions

1. Identify and mitigate any potential supply chain disruptions caused by containment zones, factory closures, travel restrictions or employee absences due to illness or quarantine.
2. Consider short-term changes to supply chain and logistics models to avoid disruption (e.g., qualify alternative source replacement suppliers or vendors and consider production alternatives).
3. Evaluate and consider impacts on vendors‘ ability to deliver and customers‘ ability to pay on time.
4. Review contractual arrangements to identify the company’s rights and obligations arising in respect of delays in production or failure to fulfill outstanding orders (e.g., events of default, cross-default, notice and termination requirements, and applicability of force majeure) and any related consequences of a breach, including dispute resolution provisions and potential applicability of the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG).
5. Review adequacy of force majeure terms of material contracts.
6. Introduce alternative communication channels with customers and suppliers in anticipation of and while travel restrictions remain in effect.
7. Consider short-term marketing and sales responses to demand shocks.

V. Corporate and Capital Markets

1. Coronavirus/COVID-19 and M&A:
   a) Consider impacts on transactions: Expect delay, including issues arising from enhanced due diligence, reduced availability of acquisition financing, and warranties and exclusions from indemnities (W&I) insurance, and a potential slowdown/ retraction of auction sale processes, especially in affected sectors.
   b) Conduct enhanced due diligence with a risk-based approach for sectors directly affected (e.g., retail, travel and leisure industry) or indirectly affected (e.g., operations, supply chains, customers in high-risk or containment areas).
   c) Review valuation questions and measures to bridge the gap in affected sectors (e.g., earn-out, deferred or staggered consideration, vendor loan, reinvestment rollover).
   d) Expect changes to customary risk allocation provisions in transaction agreements (e.g., market/business MAC, material adverse event (MAE), warranty bring-down, (extended) long-stop dates, break-up fees, reverse break-up fees, representations and warranties relating to COVID-19).
   e) Address uncertainty in leverage financing, in particular business and market MAC clauses in financing commitment letters and other provisions affecting certain fund requirements.
   f) For pending transactions, review termination rights and consequences in case of material adverse change; consider the impacts of a delayed regulatory approval process and implications for closing.
2. Coronavirus/COVID-19 – General Corporate and Capital Markets:
   a) Consider the need to postpone or to make alternative arrangements for board and shareholder meetings.
   b) Consider the need to postpone intended fundraising on capital markets until volatility subsides and identify alternative sources of funds.
   c) Assess the impact of lower or volatile market prices on transactions, including the valuation of consideration shares, the pricing of warrants and regulatory obligations linked to the value of transactions relative to market capitalization.
   d) Identify potential mark-to-market obligations, margin calls, etc., in respect of financial instruments and make plans for meeting them.
   e) Review potential effects on ongoing prospectus approval procedures with regulators; it may be necessary to rewrite or supplement, in particular, the risk factors included in the prospectus/offering memorandum.
   f) Identify whether European issuers may be obliged to publish ad hoc announcements pursuant to Article 17 (1) of the European Market Abuse Regulation due to the effects of the COVID-19. The US Securities and Exchange Commission has advised companies subject to US reporting obligations to provide investors with disclosures regarding their assessment of, and plans for addressing, material risks to their business and operations resulting from the coronavirus and to ensure that coronavirus-related disclosures are disseminated broadly and updated to the extent that information becomes materially inaccurate. Similar obligations may exist under rules and regulations in other jurisdictions. For example, material operations located in containment zones and the disruption of the production or the supply chain because of the COVID-19 outbreak may oblige issuers of financial instruments to notify the public on an ad-hoc basis.
   g) Issuers typically release their annual reports at this time of the year (provided the business year is identical with the calendar year). COVID-19 poses a challenge in particular in regards to the risk report and the prognosis / forecast report and needs to be carefully worded in order not to expose the issuer to liability risks. The same applies to quarterly and half-yearly financial reports.
3. Identify and assess new investment opportunities arising in the crisis.

VI. Financing

1. Ensure sufficient liquidity is available to weather the storm (and implement proactive cash management measures).
2. Regularly analyze the impact of COVID-19 (in particular, interruption of normal business activities, supply chain disruption, decreased sales, and extended containment and travel restrictions) affecting cash flows and EBITDA (i.e., financial stress testing).
3. Consider updating/adjusting business plans and budgets to address changes in operations and potential defaults resulting from government actions, including containment zones.
4. Review and monitor obligations under existing financing arrangements to:
   a) Comply with ad-hoc obligations to notify the lender(s) about issues that could adversely affect the financial condition and/or operations of your business.
   b) Verify compliance with agreed general undertakings and representation and warranties.
   c) Verify compliance with agreed financial covenants (in particular, on the next testing dates) and assess (if needed) availability of additional funds from shareholders to equity cure potential breaches of financial covenants.
   d) Engage with lenders and other stakeholders to encourage proactive discussions with a view to (temporarily) waive and/or suspend events of default (including cross-defaults) and other applicable restrictive provisions.
5. Check if you are eligible for any subsidies or other financial support from national authorities with regard to financial losses incurred due to COVID-19 (e.g., short- time work compensation allowance schemes).

VII. Restructuring

1. Monitor insolvency filing obligations and fiduciary duties in the zone of insolvency, and avoid liabilities due to an illiquidity or an over-indebtedness. (With respect to over-indebtedness, please note: the over-indebtedness may kick in much earlier than the illiquidity under German insolvency law in case of a negative going concern prognosis for the current and next fiscal year!)
2. Review (potential) restructuring needs and explore measures to cope with these by way of a preventive and/or insolvent restructuring.
3. Review (potential) external financing needs, available financing (re-)sources (e.g., existing lenders, alternative lenders, factoring, sale and lease back) and anticipate their potential requirements (e.g., restructuring opinion for existing lenders).
4. Review intra-group financings and related risks for each group company as managers of cash flow-positive subsidiaries may have to refrain from feeding a cash pool on an unsecured basis.
5. Keep credit insurers informed in order to prevent them from cutting their support and to ensure early awareness of developments at that end.
6. Contact governmental authorities in order to apply for/obtain potential emergency support (i.e., subsidies, short-time allowance) in due course.
7. Prepare for a prolonged period of uncertainty as the risk of global recession heightens.

VIII. Insurance

1. Review insurance policies to assess potential recoveries for any business disruption.
2. Ensure notifications to insurers are made as required under existing policies.
3. Review and clarify needs for additional insurance coverage as the situation develops.

IX. Data Privacy

1. Identify potential data privacy/leakage risks due to loss of business-critical functions.
2. Update technical and organizational measures to ensure that personal data related to notification requirements (especially health data regarding employees or customers) is also covered and protected.
3. Do not collect more data than necessary, even in view of COVID-19. In particular, consider carefully whether you really need to know who exactly in the employee’s household is affected and whether they are ill or just self-isolating.
4. Check/review company policies regarding remote working and other work arrangements. Consider additional training for employees who do not normally work remotely.
5. Evaluate the use, transfer and storage of new data gathered from individuals (e.g., customers, suppliers and employees) in respect of enhanced risks, including diary management/travel plans, emergency contracts and health data.
6. Stress test robustness of IT systems and cybersecurity controls in anticipation of allowing/requiring employees to work from home.
7. Evaluate involvement of data privacy authorities.

X. Sector-Specific Considerations

1. Healthcare
   a) Review and update policies for healthcare workers in clinical and non-clinical settings to take into account national and local government advice for healthcare workers.
   b) Review and update emergency and disaster planning policies, particularly in the context of clinical settings.
   c) Review and update relevant policies, including infection control, decontamination, transfer and management of patients, and care of the deceased.
   d) Assess business impacts on health providers: review contracts (with payers, commissioners and supply chain) in respect of required notifications on force majeure and suspension of health services.
   e) Review and plan for changes in business demand, particularly in non-urgent face-to-face care (including options for remote care) and likely increases in demand for diagnostics, intensive care support and related services.
2. Life Sciences
   a) Review and manage supply chain issues and guidance in respect of demand and supply of medicines and devices.
   b) Review and comply with antitrust and related guidance on the pricing of in demand drugs and devices.
   c) Maintain ongoing review of regulatory guidance on acceleration of clinical trials and clinical trial support services.

McDermott is advising clients on a wide range of COVID-19 related matters in various sectors, including healthcare and life sciences. For further information, newsletters, alerts and updates on COVID-19-related matters, please refer to the McDermott Coronavirus Resource Center.

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